CV-screening door private onderzoeksbureaus (deel 2).

De meerwaarde van een Pre Employment Screening (PES)

Een Pre Employment Screening is een achtergrondonderzoek voorafgaand aan de indiensttreding van een nieuwe medewerker. Er zijn een aantal beroepen waarbij screenings wettelijk geregeld en verplicht zijn, zoals bijv. bij privé-detectives die een vergunning aanvragen. Er zijn ook bedrijven die een beroep doen op private onderzoeksbureaus om de CV’s van kandidaten op een professionele manier door te lichten.

Bij EQ-Investigations gaan we ervan uit dat elke kandidaat, van nature uit, goede intenties heeft. We geloven dat organisaties er altijd beter van worden wanneer ze integere medewerkers in dienst nemen, die volledig transparant zijn op vlak van hun vroegere loopbaan en op een eerlijke manier hun leerproces schetsen. Het lijkt ons niet zinvol om standaard, bij alle mogelijke vacatures, achtergrondonderzoeken op te starten. Anderzijds mag er ook geen willekeur of discriminatie ontstaan, waarbij de ene kandidaat zomaar gescreend wordt en de andere postulant totaal niet.

Organisaties die werkervaringen van kandidaten onderzoeken, treden binnen in de persoonlijke levenssfeer van kandidaten. Als private onderzoekers beschikken wij dan ook over een vergunning, die uitgereikt wordt door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Wij verifiëren ondermeer de diploma’s, opleidingen, referenties en werkervaringen van sollicitanten. Het is raadzaam om de kandidaat te vragen om vooraf een vragenlijst in te invullen, als input voor het sollicitatiegesprek.

Bij welke soorten vacatures is een integriteitscheck aangewezen? *

Bedrijven die dagelijks zeer confidentiële informatie delen, zijn zeker gebaat met antecedentenonderzoeken. Integriteitsscreenings zijn aangewezen voor jobs met toegang tot zeer vertrouwelijke informatie en ook bij functies die toegang geven tot gevoelige ruimtes. Wanneer er echter dringend personeel nodig is, is er minder tijd voor sollicitatieprocedures, waarbij een curriculum vitae grondig doorgelicht wordt. Een daling van het aantal screenings kan nare gevolgen hebben en reputatieschade voor de onderneming met zich meebrengen, zeker bij integriteitsfuncties, veiligheidsfuncties of jobs in de zorgsector.

Objectieve achtergrondonderzoeken zijn interessant bij jobs met een reëel risico op omkoping, machtsmisbruik, maatschappelijke schade, belangenvermenging, misbruik van bevoegdheden, doorspelen of verkopen van informatie, manipuleren van informatie, ongewenste beïnvloeding door derden, verduistering of diefstal.

( * zie bronvermelding van https://www.justis.nl)

Checklist bij elke soort functiegroep in de organisatie *

Heeft de medewerker beschikking over vertrouwelijke of strategische informatie, bijv. personeelsadviseur?
Houdt de functionaris zich bezig met het ontvangen, declareren, uitgeven of toekennen van financiën, bijv. accountant?
Is het een functie waarbij de persoon invloed kan uitoefenen op besluitvorming of personen, bijv. afdelingsverantwoordelijke?
Kent de medewerker rechten toe aan personeel of burgers, bijv. systeembeheerder?
Kan het oordeel of het advies van de functionaris grote gevolgen hebben, bijv. juridisch adviseur?
Schaft de medewerker goederen of diensten aan of doet hij aanbestedingen, bijv. medewerker inkoop?
Houdt de persoon toezicht op de naleving van regels, bijv. gemandateerd toezichthouder?
Voert de functionaris zelfstandig, op zijn eentje, kwetsbare handelingen uit of is er sprake van besluitvorming zonder dat er controle is, bijv. taxichauffeur?
Staat de functionaris in direct contact met burgers en bedrijven waardoor hij zelf beïnvloed kan worden, bijv. loketmedewerker in een buitendienst?
Komt het personeelslid vaak in contact met kwetsbare groepen zoals patiënten of kinderen, bijv. zorgverlener?
Heeft de medewerker toegang tot beveiligde ruimtes, systemen of stoffen, bijv. laborant?

Het is geenszins onze bedoeling om bovenstaande functiegroepen te “viseren”, want individuele fraudegevallen in organisaties hebben ook te maken met persoonlijke zaken, zoals bijv. een hoge schuldenlast, spilzucht of problematisch gokgedrag. Dergelijke feiten kunnen boven water komen tijdens een online open bronnen onderzoek en worden enkel vermeld indien ze relevant zijn voor de desbetreffende functie en screening. Bij online onderzoeken dienen we rekening te houden met de principes van doelbinding, finaliteit, subsidiariteit, proportionaliteit en gerechtvaardigd belang.

( * zie bronvermelding van https://www.justis.nl )

Tien tips voor werkgevers en recruiters bij de opstart van pre employment screenings *

De (online en offline) screening wordt aangekondigd als onderdeel van de sollicitatieprocedure.
Het identiteitsbewijs van de kandidaat is authentiek.
De diploma’s en cijferlijsten zijn authentiek en niet te mooi om waar te zijn.
Het cv van de kandidaat strookt met alle andere gegevens die relevant zijn voor de functie.
Belangenverstrengeling vanuit nevenactiviteiten lijkt uitgesloten.
Referenties, met toestemming van de kandidaat, worden opgebeld ter bevestiging.
Op sociale media/ internet zijn er geen tegenstrijdige en onethische berichten terug te vinden.
De kandidaat komt niet voor in registers die relevant zijn voor de functie (bijv. Europese sanctielijsten).
Indien vereist, is het uittreksel uit het strafregister, model 1 of 2, voorhanden (bijv. bij opvoedkundige functies).
De kandidaat krijgt de kans om te reageren op de, via de screening verkregen, informatie en bevindingen.

(* zie bronvermelding van https://www.justis.nl)

Spelregels op vlak van privacy, bij de screening van een CV *

Bij het screenen van sollicitanten moet er steeds een afweging gemaakt worden tussen het belang van de werkgever om integer personeel in dienst te nemen en het belang van de werknemer wat betreft de bescherming van zijn privacy. Het is noodzakelijk om de kandidaat vooraf te informeren, bij voorkeur al bij het lezen van de vacature. De werkgever moet aan de kandidaat laten weten dat er een screening zal plaatsvinden en moet later de resultaten terugkoppelen. Daarbovenop is er steeds een voorafgaandelijke, ondubbelzinnige, schriftelijke toestemming van de sollicitant nodig.

De werkgever moet ook een legitieme reden hebben om een bepaalde functiegroep te screenen. Een voorbeeld van een gerechtvaardigd belang is dat hij erop moet kunnen vertrouwen dat zijn toekomstige medewerker integer en betrouwbaar is. De screening moet ook noodzakelijk zijn, wat bijv. inhoudt dat de werkgever zijn doel niet met een ander, minder ingrijpend middel dan screening mag kunnen bereiken.

Bepaalde persoonsgevoelige gegevens mogen, wettelijk gezien, niet onderzocht worden omwille van de privacy-wetgeving en de GDPR-wetgeving. Als privé-detective mogen wij bepaalde privacygevoelige aspecten, zoals bijv. gezondheid, geaardheid en een eventueel gerechtelijk verleden, niet onderzoeken.

(* zie bronvermeldingen van https://www.justis.nl en https://autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Durf doorvragen wanneer bepaalde zaken tegenstrijdig lijken

Een screening is erg zinvol maar geeft nooit 100 % kans op zekerheid, omdat we het gedrag van mensen nu éénmaal niet kunnen voorspellen. Wanneer een detectivekantoor onwaarheden detecteert tijdens de sollicitatieprocedure, kan de werkgever beslissen om de sollicitatieprocedure stop te zetten, waardoor latere onaangename verrassingen vermeden kunnen worden.

Doorgaans heeft een kandidaat een logische uitleg voor bepaalde onduidelijkheden of hiaten in zijn CV. Reken op “LSD” (“Luisteren, Samenvatten en Doorvragen”) wanneer bepaalde zaken onduidelijk zijn, zonder vooringenomenheid. Op die manier kunnen foutieve veronderstellingen vermeden worden en kan je je veel beter inleven in het verhaal en de “mindset” van de sollicitant.

Onze integriteitsscreenings beperken zich niet enkel tot kandidaten. We hebben ook expertise op vlak van discrete achtergrondonderzoeken van zakenpartners, potentiële klanten en debiteurs. Neem gerust een kijkje op onze pagina https://www.eq-investigations.be/screening/ .

Voor dit blogartikel haalden we heel wat inspiratie uit onderstaande weblinks: